أفضل 10 أفكار لمكتب إداري مميز

0

قد تعتقد أنه ليس لديك الوقت الكافي لتنظيم مكتبك، ولكن إذا كنت تعرف حقًا كم من الوقت تكلفك هذه الفوضى، فحتما ستعيد النظر في هذا الشأن، إن تمهيد مساحة مكتبية منظمة ومرتبة نسبيًا تعد إحدى الطرق لزيادة الإنتاجية وجعل الوقت أقل إهدارًا.

أفضل 10 أفكار لمكتب إداري مميز

لا يلزم أن يستغرق تنظيم مكتبك أيامًا، ويمكن القيام به في وقت قليل  في المرة الواحدة، فإن الحفاظ على مكتب منظم يكون أكثر فاعلية إذا تعاملت معه كمشروع مستمر لذلك إذا كنت مستعدًا للبدء فستساعدك النصائح التنظيمية التالية في تحويل مكتبك إلى مساحة عمل فعالة.

1. تطهير مكتبك.

تخلص من الفوضى كل ماهو فارغ ولا تحتاجه أو تريدة، ألقي نظرة حولك ما الذي لم تستخدمه منذ فترة طويلة ؟ 

قسم المكتب إلى مناطق وأنظر إلى كل منطقة على حدة  وإذا لم تكن تستخدم أي شئ منذ شهور فحتماً لن تحتاجه مرة أخرى وهذا ينطبق على الأثاث والمعدات وكل اللوازم الموجودة بالمكتب.

2. جمع وإعادة توزيع.

في هذه الخطوة قم بتجميع كل عنصر ليس في مكانه وضعه في مكانه الصحيح وبهذه الطريق ستشعر أن الفوضى تقل ويصبح المكتب أكثر تنظيماً من ذي قبل.

شاهد ايضا (4 أسرار يمارسها الناجحون لزيادة إنتاجهم.)

3. تقسيم المكتب إلى مناطق.

حدد نوع النشاط الذي يحدث في كل منطقة من مكتبك ، من المحتمل أن يكون لديك مساحة عمل رئيسية (على  مكتبك)

ومنطقة مرجعية (خزانة ملفات، أرفف، مجلدات) ومنطقة إمداد (خزانة، أرفف أو أدراج) 

ضع المعدات والإمدادات المناسبة في المنطقة المناسبة قدر الإمكان.

4.وضع اليد.

ضع المعدات والإمدادات التي تستخدمها في متناول اليد، والأشياء التي نادرا ما تستخدمها يمكن تخزينها أو وضعها بعيدا.

5.أستخدم بعض الملصقات.

اختر صانع ملصقات سهل الاستخدام، خذ الوقت الكافي للتمييز الرفوف وصناديق الأدراج والسلال، 

 لن يقتصر الأمر على تذكيرك بالمكان الذي تضع فيه الأشياء ولكنه سيساعد أيضًا الآخرين الذين قد يحتاجون إلى العثور على أي شيء أو استخدامه أو وضعه في مكان عملك.

6. مراجعة نظام الملفات الخاص بك.

مع انتقال كل شئ إلى العصر الرقمي يمكنك توفير المساحة المستغلة في التخزين للملفات الورقية والانتقال إلى التخزين الالكتروني لجميع الملفات الخاصة بالعمل.

7. نظف واجهة مكتبك.

قم بإزالة  كل شئ ونظف مكتبك جيداً وضع عليه العناصر الضرورية للإستخدام اليومي فقط، 

وبهذه الطريقة ستتخلص من الأشياء التي لا ترغب بالاستغناء عنها على الرغم من عدم إستخدام لها.

شاهد ايضا (6 أفكار لكسر روتين البيت وزيادة الفاعلية بين أفراد الأسرة)


8. تنظيم سطح المكتب.

الآن بعد أن قمت بتبسيط سطح المكتب من الجيد تنظيمه، 

استخدم منظمات سطح المكتب أو الحاويات لتنظيم العناصر الموجودة على مكتبك، 

استخدم قوالب الأوراق والحاويات للعناصر الأصغر.

لا تنس سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك! تأكد من أن الملفات أو الصور كلها في مجلدات منظمة، 

أوصي بمسح سطح مكتب الكمبيوتر الخاص بك كل يوم قبل أن تغادر العمل.

9. تنظيم الأدراج الخاصة بك.

ضع العناصر المستخدمة معًا في نفس مساحة الدرج فمثلاً الطوابع والأظرف معاً، 

 واللوحات اللاصقة مع دفاتر الملاحظات.. إلخ، فكلما كانت الأدراج منظمة بشكل متناسق كلما سهل عليك عملية الوصول للأشياء وإنجاز المهام المطلوبة في وقت أقل من المعتاد.

10. علبة الوارد المنفصلة.

إذا كنت تعمل مع أشخاص آخرين ومن ضمن مهامك الإطلاع على ملفات العمل أو بعض الأوراق الهامة أصنع علبة خاصة بالملفات والأوراق الواردة على سطح مكتبك بحيث تجمع بها جميع الأوراق اللازمة للإطلاع عليها بحيث يصبح الأمر أكثر تنظيماً في الشكل العام أولاً والإنتاجية في العمل ثانياً.

اترك رد

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.